2023 Accueillir un nouveau caissier

Se présenter
Une personne souhaite aider le cinéma par des interventions de caisse, de projection, de distribution de programmes, de correction, d’animation.
Cette relation s’effectue avec un bénévole assez souvent. Ce volontaire peut demander à observer certaines tâches ou savoir déjà ce qui l’intéresse.
De temps à autre, nous sommes assez nombreux pour les divers postes mais, c’est pour nous l’occasion de demander si un bénévole ne voudrait pas laisser sa place (par exemple) de distributeur de programmes, ou faire cette tache une fois sur 2. De même, pour les autres actions des bénévoles.

Dans un premier temps, on peut inviter le ou la bénévole à assister aux déroulements d’opération de caisse, de projection, de distribution, d’animation jeune public, ou d’affichage, ou de décoration.

On prend contact téléphonique ou en présentiel.

Démarche 1 : Inscription sur le site mission.cinema-plougonvelin.fr et autres outils

Lors de cette étape, nous inscrivons de suite (Hervé ou secrétariat ou administrateur web) la personne sur le site https://mission.cinema-plougonvelin.fr/
Sur ce site, nous essayons de réunir le maximum d’informations sur le cinéma. Les informations sont dispersées entre les bénévoles et les salariées. Nous stockons ainsi notre savoir faire. Cela permet de parcourir les diverses activités.
Nous donnons un login et un mot de passe.
Le mot SE CONNECTER est en bas à gauche de la page. Il y a des choses cachées aux non bénévoles d’où l’intérêt de ce login et ce mot de passe.
La personne peut parcourir quelques informations plus précises sur le fonctionnement du cinéma. Une fois connectée, c’est à cette adresse que l’on trouve un mode d’emploi (Lire la Notice) de la caisse (menu Caisse) et plein d’autres informations sur les Conseils D’administration etc....
https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?rubrique78

Envoi du mail de présentation

Installation sur le réseau social

Installation sur la liste bénévoles puis caissiers

installation sur le fichier des bénévoles

Accueil du caissier ou autre fonction
Un contact est pris avec les synchroniseurs des caisses qui sont en 2025, Annick LG, Catherine, catherine, Gwen, Lisa, Alain D ou Armelle (salariée animatrice). Le contact peut etre de signaler sur le reseau social du groupe
Une ou un de ces synchroniseurs sera l’interlocuteur du nouveau venu mais Hervé D. suit la personne afin de savoir si tout se passe bien.
Une première explication est donnée sur le fonctionnement avec souvent le fait d’assister à un déroulement d’une caisse.
Il arrive que ce soit Aude qui en parallèle des synchroniseurs explique le fonctionnement de la caisse. Plusieurs explications valent mieux qu’une.
Pour faire une caisse, il faut que la porte soit ouverte (une clé sera accessible), il faut le login et mot de passe pour ouvrir la caisse, le code de la porte, le code secret du coffre.

Démarche 2 : Explication du fonctionnement de la caisse et lecture de la notice
Démarche 3 : Login et mot de passe de la caisse
Démarche 4 : Code de la porte
Démarche 5 : Code du coffre-fort
Démarche 6 : S’inscrire (login/mot de passe) sur le planning et Faire des caisses avec son tuteur.

Cotisation du bénévole
Le bénévole va payer ou a déjà payé son adhésion annuelle (qui va aller du 1er janvier au 31 décembre obligatoirement pour un bénévole). Sa cotisation sera peut être prolongée tout simplement afin de coïncider avec le 31 décembre pour éviter les complications. Un adhérent a une cotisation flottante de date à date.
Il est à jour, il va recevoir une carte avec son quota proportionnel de billets gratuits pour sa participation sur les mois à venir jusqu’au 31 décembre.
C’est Aude qui informe les autres membres de cette situation.
Le bénévole prend connaissance de la charte des bénévoles et du règlement intérieur afin de percevoir son engagement : https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?article727
Le bénévole est informé comment accéder au calendrier avec le login et le mot de passe.
On lui explique les règles simples qui sont d’attendre le top départ pour s’inscrire sur ce dernier et de se positionner au maximum une fois dans la semaine dans un premier temps tant que tout monde n’a pas consulté le calendrier.

Le bénévole doit signer la charte des bénévoles.

Démarche 7 : Prolongation au 31/12 ou paiement de la cotisation bénévole
Démarche 8 : Signature de la charte bénévoles remise à Aude
Démarche 9 : Accès à la clé
Démarche 10 : Première caisse tout seul, c’est l’aventure.
Démarche 11 : Remise de la carte avec des places gratuites (gommette)

Positionnement sur les listes et fichiers.
La personne qui gere l’installation du bénévole veile à ce que la personne soit bien inscrite.
Nous avons une liste de bénévoles accessible en lecture : https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?article820
La mise à jour se fait sur un drive (lesallumes29217) et c’est Catherine ou Hervé qui opèrent..
Le fichier des adhérents est mis à jour par Alain R.
Les listes de diffusion caissiers@cinema-plougonvelin.fr , benevoles@cinema-plougonvelin.fr , diffusion-programmes@cinema-plougonvelin.fr qui permettent d’expédier des informations entre nous sont mises à jour par Hervé ou Alain R.
Ces listes sont décrites à cette adresse : https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?article378

Démarche 12 : Aude donne le top départ d’inscription et va remettre sa carte de bénévoles avec les places gratuites.
Démarche 13 : Sur le drive liste des bénévoles et le réseau social : on vérifie
Démarche 14 : Les listes bénévoles, caissiers, diffusion sont mises à jour par Hervé et Alain R. La base de données de gestion des adhérents est mise à jour par Alain R.

Un mail rédigé par Annick ou Catherine vers tous les bénévoles souhaite la bienvenue, et présente le nouveau bénévole.

Démarche 15 : Mail de bienvenue

Ensuite, c’est lors de nos réunions mensuelles informelles de bénévoles que nous pouvons faire plus ample connaissance.

Liste des démarches :
Démarche 1 : Inscription sur le site mission.cinema-plougonvelin.fr
Démarche 2 : Explication du fonctionnement de la caisse et lecture de la notice
Démarche 3 : Login et mot de passe de la caisse
Démarche 4 : Code de la porte
Démarche 5 : Code du coffre-fort
Démarche 6 : S’inscrire (login/mot de passe) sur le planning et Faire des caisses en doublon
Démarche 7 : Prolongation au 31/12 ou paiement de la cotisation bénévole
Démarche 8 : Signature de la charte bénévoles remise à Armelle
Démarche 9 : Remise de clé contre signature.
Démarche 10 : Première caisse tout seul, c’est l’aventure.
Démarche 11 : Remise de la carte de bénévoles pour assister à des séances
Démarche 12 : Armelle donne le top départ d’inscription sur les listes et drive
Démarche 13 : Sur le drive liste des bénévoles : Patrick agit.
Démarche 14 : Les listes benevoles, caissiers, diffusion sont mises à jour par Hervé et Alain R. La base de données de gestion des adhérents est mise à jour par Alain R.
Démarche 15 : Mail de bienvenue