Accueillir un nouveau bénévole pour la projection

Se présenter
Une personne souhaite aider le cinéma par des interventions de caisse, de projection, de distribution de programmes, de correction, d’animation.
Cette relation s’effectue avec un bénévole assez souvent. Ce volontaire peut demander à observer certaines tâches ou savoir déjà ce qui l’intéresse.
De temps à autre, nous sommes assez nombreux pour les divers postes mais, c’est pour nous l’occasion de demander si un bénévole ne voudrait pas laisser sa place (par exemple) de distributeur de programmes, ou faire cette tache une fois sur 2. De même, pour les autres actions des bénévoles.

Dans un premier temps, on invite le ou la bénévole à assister aux déroulements d’opération de caisse, de projection, de distribution, d’animation jeune public, ou d’affichage, ou de décoration.

Démarche 1 : Inscription sur le site mission.cinema-plougonvelin.fr

Lors de cette étape, nous inscrivons de suite (Hervé ou secrétariat ou administrateur web) la personne sur le site https://mission.cinema-plougonvelin.fr/
Sur ce site, nous essayons de réunir le maximum d’informations sur le cinéma. Les informations sont dispersées entre les bénévoles et les salariées. Nous stockons ainsi notre savoir faire. Cela permet de parcourir les diverses activités.
Nous donnons un login et un mot de passe.
Le mot SE CONNECTER est en bas à gauche de la page. Il y a des choses cachées aux non bénévoles d’où l’intérêt de ce login et ce mot de passe.
La personne peut parcourir quelques informations plus précises sur le fonctionnement du cinéma. Une fois connectée, c’est à cette adresse que l’on trouve un mode d’emploi (Lire la Notice) de la projection (menu Projection) et plein d’autres informations sur les Conseils D’administration etc....
https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?rubrique122

Accueil du projectionniste
Un contact est pris avec les synchronisateurs des projections qui sont en 2021, Alain R et Jean-Marie ou Pascale (salariée animatrice).
Une première explication est donnée sur le fonctionnement avec souvent le fait d’assister à un déroulement d’une projection.
Pour faire une projection, il faut que la porte soit ouverte (une clé sera fournie un peu plus tard), il faut le code de la porte.

Démarche 2 : Explication du fonctionnement de la projection et lecture de la notice
Démarche 3 : Lecture de la notice
Démarche 4 : Code de la porte
Démarche 5 : S’inscrire sur planning (adresse, login, mot de passe)
Démarche 6 : Faire des projections en doublon

Cotisation du bénévole
Le bénévole va payer ou a déjà payé son adhésion annuelle (qui va aller du 1er janvier au 31 décembre obligatoirement pour un bénévole). Sa cotisation sera peut être prolongée tout simplement afin de coïncider avec le 31 décembre pour éviter les complications. Un adhérent ordinaire a une cotisation flottante de date à date.
Il est à jour, il va recevoir une carte avec son quota proportionnel de billets gratuits pour sa participation sur les mois à venir jusqu’au 31 décembre.
C’est Armelle qui informe les autres membres de cette situation.
Le bénévole prend connaissance de la charte des bénévoles et du règlement intérieur afin de percevoir son engagement : https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?article727
Le bénévole est informé comment accéder au calendrier avec le login et le mot de passe.
On lui explique les règles simples qui sont d’attendre le top départ pour s’inscrire sur ce dernier et de se positionner au maximum une fois dans la semaine dans un premier temps tant que tout monde n’a pas consulté le calendrier.

Démarche 7 : Prolongation au 31/12 ou paiement de la cotisation bénévole
Démarche 8 : Signature de la charte bénévoles remise à Armelle
Démarche 9 : Remise de clé contre signature.
Démarche 10 : Première projection tout seul, c’est l’aventure.
Démarche 11 : Remise de la carte de bénévole pour assister à des séances

Positionnement sur les listes et fichiers.
Le secrétariat du cinéma va demander les opérations qui vont suivre.
Nous avons une liste de bénévoles accessible en lecture : https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?article820
La mise à jour se fait sur un drive (lesallumes29217) et c’est le secrétaire Patrick qui opère.
Le fichier des adhérents est mis à jour par Alain R.
Les listes de diffusion projection@cinema-plougonvelin.fr , benevoles@cinema-plougonvelin.fr , diffusion-programmes@cinema-plougonvelin.fr qui permettent d’expédier des informations entre nous sont mises à jour par Hervé ou Alain R.
Ces listes sont décrites à cette adresse : https://mission.cinema-plougonvelin.fr/spip.php?article378

Démarche 12 : Armelle donne le top départ d’inscription sur les listes et drive
Démarche 13 : Sur le drive liste des bénévoles : Patrick agit.
Démarche 14 : Les listes benevoles, projection, diffusion sont mises à jour par Hervé et Alain R. La base de données de gestion des adhérents est mise à jour par Alain R.

Un mail rédigé par Alain R. vers tous les bénévoles, souhaite la bienvenue, et présente le nouveau bénévole.

Démarche 15 : Mail de bienvenue

Ensuite, c’est lors de nos réunions mensuelles informelles de bénévoles que nous pouvons faire plus ample connaissance.